I korthet
- Ett HR-system ersätter Excel-filer, pärmar och mejltrådar med ett gemensamt personalregister.
- De flesta företag behöver ett någonstans mellan 15 och 30 anställda – när det manuella börjar tappa saker.
- Välj ett system som kan svensk arbetsrätt, lagrar data inom EU och kopplar till ert lönesystem.
Innehåll
Vad är ett HR-system?
Ett HR-system (ibland kallat HRIS eller personalsystem) är en programvara där ni hanterar information och processer som rör era anställda: personaluppgifter, anställningsavtal, frånvaro, onboarding, medarbetarsamtal och underlag till lönen.
Skillnaden mellan ett äldre och ett modernt HR-system är att det äldre lagrar information, medan det moderna agerar på den: det påminner innan en provanställning löper ut, startar onboarding automatiskt och varnar när semesterdagar håller på att förfalla.
Vad ingår i ett HR-system?
Innehållet varierar, men ett komplett HR-system brukar täcka:
- Personalregister – kontaktuppgifter, anställningsform, avtal och dokument på ett ställe. Läs mer
- Onboarding och offboarding – checklistor och uppgifter som fördelas automatiskt till HR, chef och IT. Läs mer
- Frånvaro och ledighet – ansökningar, godkännanden och saldon enligt semesterlagen. Läs mer
- Utveckling – mål, medarbetarsamtal och kompetenser. Läs mer
- Lön och personalkostnad – löneunderlag, lönerevision och kostnadsprognoser. Läs mer
- Rapporter och compliance – nyckeltal, sjukfrånvaro och översikt över lagkrav som SAM och GDPR. Läs mer
När behöver ni ett HR-system?
Det finns ingen magisk gräns, men de här tecknen brukar dyka upp mellan 15 och 30 anställda:
- Personaluppgifter finns i flera Excel-filer och ingen vet vilken som är rätt.
- Ni har missat – eller nästan missat – att en provanställning löpte ut.
- Semestersaldon räknas för hand inför varje sommar.
- Onboarding ser olika ut beroende på vem som är chef.
- Känsliga uppgifter skickas i mejl, och det är oklart vem som har tillgång till vad.
Det sista är viktigt: enligt GDPR ska ni kunna visa att personuppgifter skyddas med lämpliga åtgärder. Ett delat kalkylark med personnummer och sjukfrånvaro är svårt att försvara.
Vad kostar ett HR-system?
De flesta moderna HR-system prissätts per anställd och månad. Priserna skiljer sig mycket beroende på vad som ingår – jämför därför alltid vad ni får för pengarna, och fråga efter startavgifter, bindningstid och vad det kostar att få ut er data om ni vill byta.
AltitudeHR kostar från 42 kr per anställd och månad, utan startavgift och utan bindningstid. Se alla priser
Så väljer ni rätt HR-system – checklista
- 1Svensk arbetsrätt: Kan systemet LAS, semesterlagen och kollektivavtal – eller är det översatt från en annan marknad?
- 2Dataskydd: Lagras data inom EU/EES? Får ni ett personuppgiftsbiträdesavtal (DPA)?
- 3Behörigheter: Kan ni styra vem som ser vad, ända ner på fältnivå? Loggas alla ändringar?
- 4Integrationer: Kopplar systemet till ert lönesystem och till er inloggning (t.ex. Microsoft Entra ID)? Se integrationer
- 5Självservice: Kan medarbetare och chefer sköta det vanligaste själva, även i mobilen?
- 6Automation: Sköter systemet påminnelser och flöden – eller måste HR fortfarande komma ihåg allt?
- 7Villkor: Finns bindningstid eller startavgifter? Kan ni exportera all data när ni vill?
Så inför ni ett HR-system
- 1Samla personaldata från befintliga filer och rensa bort det ni inte behöver (GDPR:s princip om uppgiftsminimering).
- 2Bestäm roller och behörigheter: vem är HR, vem är chef, vad ska medarbetare se?
- 3Importera personalen, till exempel från Excel.
- 4Börja med en process – ofta frånvaro eller onboarding – och bygg vidare därifrån.
- 5Informera medarbetarna om vilka uppgifter som behandlas och varför.
Med AltitudeHR kan ni vara igång samma dag. Testa gratis i 14 dagar
Guiden är allmän information och inte juridisk rådgivning. Lagar och kollektivavtal ändras och kan skilja sig åt – kontrollera alltid vad som gäller för er.
Låt HR-systemet hålla koll åt er
AltitudeHR påminner, räknar och följer upp – så att ni kan lägga tiden på människorna.
